Số liệu kế toán bị lệch là vấn đề mà nhiều đơn vị hành chính sự nghiệp gặp phải trong quá trình quản lý tài chính, ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác của báo cáo và công tác quyết toán. Việc xác định đúng nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời sẽ giúp đơn vị hạn chế rủi ro, tiết kiệm thời gian đối chiếu và điều chỉnh số liệu. Cùng DTSoft tìm hiểu nguyên nhân, ảnh hưởng và giải pháp khắc phục hiệu quả trong bài viết dưới đây.

1. Lệch số liệu kế toán là gì?

Lệch số liệu kế toán là tình trạng số liệu ghi nhận trong hệ thống kế toán không trùng khớp hoặc có sự chênh lệch giữa các sổ sách, chứng từ và báo cáo liên quan. Hiện tượng này có thể xảy ra ở nhiều nghiệp vụ kế toán khác nhau, làm ảnh hưởng đến tính chính xác và nhất quán của dữ liệu tài chính. Việc phát hiện và kiểm tra kịp thời các sai lệch giúp đảm bảo thông tin kế toán phản ánh đúng tình hình hoạt động của đơn vị. 

2. 5 nguyên nhân khiến số liệu kế toán bị lệch

Số liệu kế toán bị lệch không xảy ra ngẫu nhiên mà thường bắt nguồn từ những sai sót trong quá trình ghi nhận và quản lý dữ liệu. Dưới đây là 5 nguyên nhân phổ biến mà các đơn vị hành chính sự nghiệp thường gặp:

2.1. Nhập liệu sai hoặc ghi nhận sai nghiệp vụ

Trong đơn vị hành chính sự nghiệp, khối lượng chứng từ phát sinh từ nhiều nguồn như kinh phí ngân sách, viện phí, học phí, lệ phí hoặc các khoản thu khác khá lớn. Nếu kế toán nhập sai số tiền, sai mã nguồn kinh phí hoặc ghi nhận không đúng nội dung nghiệp vụ sẽ dẫn đến chênh lệch số liệu giữa chứng từ, sổ kế toán và báo cáo. Những sai sót này thường xảy ra khi dữ liệu được nhập thủ công hoặc thiếu khâu kiểm tra đối chiếu. Nếu không phát hiện kịp thời, số liệu báo cáo có thể không phản ánh đúng tình hình tài chính của đơn vị.

2.2. Hạch toán sai mục lục ngân sách nhà nước

Đối với đơn vị hành chính sự nghiệp, việc hạch toán theo đúng chương, loại, khoản, mục, tiểu mục của mục lục ngân sách là yêu cầu bắt buộc. Khi kế toán ghi nhận sai mã mục lục ngân sách, số liệu có thể bị lệch giữa sổ kế toán, báo cáo quyết toán và dữ liệu gửi cơ quan tài chính. Sai sót này không chỉ ảnh hưởng đến tính chính xác của báo cáo mà còn gây khó khăn trong quá trình thẩm tra, xét duyệt quyết toán. Đây là nguyên nhân khá phổ biến tại các đơn vị có nhiều nguồn kinh phí khác nhau.

2.3. Chưa đối chiếu số liệu với Kho bạc Nhà nước

Các đơn vị hành chính sự nghiệp thường xuyên thực hiện giao dịch thu, chi thông qua Kho bạc Nhà nước. Nếu không đối chiếu định kỳ giữa sổ kế toán của đơn vị và số liệu tại Kho bạc, có thể phát sinh chênh lệch do chứng từ chưa được hạch toán đầy đủ hoặc ghi nhận khác thời điểm. Điều này làm số dư tiền gửi, kinh phí hoạt động hoặc các khoản thanh toán không khớp nhau. Việc đối chiếu thường xuyên giúp phát hiện sai lệch sớm và đảm bảo số liệu chính xác.

2.4. Thiếu hoặc chậm cập nhật chứng từ phát sinh

Trong quá trình hoạt động, nhiều chứng từ có thể được chuyển về bộ phận kế toán chậm hoặc chưa đầy đủ. Khi đó, một số nghiệp vụ phát sinh chưa được ghi nhận kịp thời vào sổ sách, dẫn đến số liệu giữa các kỳ hoặc giữa các báo cáo không thống nhất. Tình trạng này thường xảy ra tại các đơn vị có nhiều phòng ban hoặc đơn vị trực thuộc. Việc luân chuyển chứng từ không kịp thời sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác kế toán và quyết toán ngân sách.

2.5. Sai lệch dữ liệu trên phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp

Phần mềm kế toán giúp tự động hóa nhiều nghiệp vụ nhưng vẫn có thể phát sinh sai lệch nếu dữ liệu được nhập không đúng hoặc hệ thống chưa được cấu hình phù hợp. Một số trường hợp như cập nhật danh mục sai, hạch toán nhầm nguồn kinh phí hoặc lỗi đồng bộ dữ liệu có thể khiến số liệu trên các báo cáo không khớp nhau. Ngoài ra, việc nhiều người cùng thao tác trên hệ thống nhưng thiếu quy trình kiểm soát cũng làm tăng nguy cơ sai lệch. Vì vậy, đơn vị cần thường xuyên kiểm tra dữ liệu và sử dụng phần mềm chuyên biệt cho lĩnh vực hành chính sự nghiệp.

3. Ảnh hưởng khi số liệu kế toán bị lệch

Số liệu kế toán bị lệch sẽ làm giảm độ chính xác và độ tin cậy của các báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách cũng như các báo cáo quản trị nội bộ. Khi thông tin không phản ánh đúng thực trạng thu, chi và sử dụng kinh phí, lãnh đạo đơn vị có thể đưa ra các quyết định điều hành chưa phù hợp. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến công tác quản lý tài chính, phân bổ nguồn lực và đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp.

Bên cạnh đó, số liệu sai lệch còn gây khó khăn trong quá trình đối chiếu với Kho bạc Nhà nước, cơ quan tài chính và các đơn vị liên quan. Nếu chênh lệch kéo dài hoặc không được xử lý kịp thời, đơn vị có thể mất nhiều thời gian cho việc kiểm tra, điều chỉnh và giải trình khi quyết toán. Trong một số trường hợp, sai sót nghiêm trọng còn ảnh hưởng đến kết quả kiểm toán, thanh tra và làm giảm tính minh bạch trong công tác quản lý ngân sách nhà nước.

4. Giải pháp khắc phục số liệu kế toán bị lệch hiệu quả, nhanh chóng

Để khắc phục tình trạng số liệu kế toán bị lệch, các đơn vị hành chính sự nghiệp cần thường xuyên kiểm tra, đối chiếu dữ liệu giữa chứng từ, sổ kế toán, báo cáo tài chính và số liệu Kho bạc Nhà nước. Tuy nhiên, việc thực hiện thủ công dễ mất nhiều thời gian và tiềm ẩn nguy cơ sai sót khi khối lượng nghiệp vụ phát sinh lớn. Vì vậy, ứng dụng phần mềm kế toán chuyên biệt là giải pháp giúp nâng cao độ chính xác, tự động hóa quy trình xử lý dữ liệu và hạn chế tối đa chênh lệch số liệu.

Phần mềm Kế toán hành chính sự nghiệp KTHC của DTSoft được phát triển dành riêng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, đáp ứng đầy đủ các quy định hiện hành như Thông tư 24/2024/TT-BTC và các văn bản liên quan. Phần mềm hỗ trợ thực hiện kế toán theo các hình thức chứng từ ghi sổ, nhật ký sổ cái và nhật ký chung; đồng thời cho phép nhập, kiểm tra, tra cứu và in chứng từ kế toán một cách nhanh chóng. Hệ thống còn tự động kết xuất Sổ cái, Bảng cân đối, báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán và các biểu mẫu Kho bạc, giúp đảm bảo tính đồng bộ giữa các dữ liệu kế toán.

Bên cạnh đó, KTHC DTSoft hỗ trợ quản lý chi tiết tiền mặt, tiền gửi, tài sản cố định, vật tư, công nợ, dự toán, nguồn kinh phí và nhiều nghiệp vụ đặc thù của đơn vị hành chính sự nghiệp. Tính năng tra cứu đa tiêu chí, kiểm tra chứng từ, sao lưu và khôi phục dữ liệu nhanh giúp kế toán dễ dàng phát hiện và xử lý các sai lệch phát sinh. Với giao diện tiếng Việt thân thiện, khả năng cập nhật kịp thời các quy định mới cùng dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp từ DTSoft, KTHC là giải pháp hiệu quả giúp đơn vị quản lý số liệu chính xác, minh bạch và giảm thiểu rủi ro trong công tác kế toán.

Số liệu kế toán chính xác là nền tảng quan trọng giúp các đơn vị hành chính sự nghiệp quản lý tài chính minh bạch, hiệu quả và tuân thủ đúng quy định hiện hành. Việc ứng dụng phần mềm Kế toán hành chính sự nghiệp KTHC DTSoft sẽ giúp giảm thiểu sai sót, nâng cao hiệu quả quản lý và xử lý số liệu nhanh chóng. Liên hệ DTSoft ngay hôm nay để được tư vấn giải pháp phù hợp.

Thông tin liên hệ:

Trụ sở chính

• Trụ sở: Số 49/203, Kim Ngưu. P. Vĩnh Tuy, Tp Hà Nội
• Trụ sở 02: Thôn 4 Vạn Phúc, Xã Thanh Trì, Tp Hà Nội (Hotline: 0243.8213982)
• Chi nhánh: Số 49/3, TX38, P. Thới An, Tp Hồ Chí Minh
• SĐT hỗ trợ: 029.2394.1789 
• Email: cskh@dtsoft.vn

Văn phòng

• Trụ sở Hà Nội: (024)3686.6691
• Chi nhánh Hồ Chí Minh: (028)3716.0047
• Văn phòng Nha Trang: (025)8355.1309
• Văn phòng Cần Thơ: (029)2394.1789