Cụm từ phí dịch vụ “vô lý” khi đóng học phí đang nhận được nhiều sự quan tâm khi ngày càng nhiều trường học áp dụng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt. Trên thực tế, những khoản phí này xuất phát từ nhu cầu quản lý minh bạch, hạn chế sai sót và tự động hóa quy trình thu học phí trong nhà trường. Đọc ngay bài viết phân tích chi tiết của DTSoft để hiểu đúng bản chất vấn đề và giải pháp quản lý học phí hiệu quả hiện nay.

Đóng tiền học phí bằng chuyển khoản - Những hiểu nhầm không cần thiết

Trong thời gian gần đây, hình thức đóng học phí bằng chuyển khoản hoặc qua ứng dụng thanh toán điện tử đang được nhiều trường học áp dụng. Tuy nhiên, phương thức này cũng gây ra không ít tranh cãi khi một số phụ huynh phản ánh việc phải trả thêm phí dịch vụ và cho rằng điều này là “vô lý”. Thực tế, đằng sau cách thu này là nhiều lý do liên quan đến quản lý, đối soát và hạn chế sai sót trong quá trình thu học phí.

Hình chuyển khoản nộp học phí

Nhiều phụ huynh hiện nay có thói quen chuyển khoản trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của nhà trường để nộp học phí cho con. Hình thức này được cho là nhanh gọn, không tốn thêm chi phí dịch vụ. Tuy nhiên, trên thực tế, quá trình chuyển khoản thủ công lại tiềm ẩn nhiều rủi ro trong khâu quản lý.

Không ít trường hợp phụ huynh chuyển thiếu tiền, chuyển dư tiền, ghi sai hoặc không ghi nội dung chuyển khoản, thiếu thông tin họ tên học sinh, lớp học hoặc mục đích nộp tiền. Điều này khiến bộ phận kế toán nhà trường phải mất nhiều thời gian rà soát từng giao dịch để xác định chính xác người nộp, đặc biệt vào thời điểm cao điểm đầu năm học hoặc đầu học kỳ.

Theo ghi nhận tại Trường Tiểu học Chu Văn An (phường Bình Thạnh), đại diện nhà trường cho biết đã từng gặp nhiều tình huống phụ huynh chuyển khoản không đầy đủ thông tin, dẫn đến việc khó đối soát, chậm xác nhận học phí và dễ phát sinh thắc mắc từ phụ huynh. Những sai sót tưởng chừng nhỏ này lại gây áp lực lớn cho bộ phận tài chính, nhất là khi số lượng học sinh lên đến hàng nghìn em.

Những điều bất cập khi phụ huynh chuyển học phí gây hiểu nhầm

Từ những bất cập nêu trên, nhiều trường học tại TP.HCM đã lựa chọn giải pháp thu học phí thông qua ứng dụng thanh toán điện tử hoặc đơn vị trung gian. Tuy nhiên, việc phát sinh phí dịch vụ (khoảng 2.000 đồng/giao dịch) đã khiến một bộ phận phụ huynh phản ứng, cho rằng đây là khoản phí “vô lý” và không cần thiết.

Trước những ý kiến này, đại diện các trường cho biết mức phí trên không phải do nhà trường thu, mà là chi phí do bên thứ ba cung cấp nền tảng thanh toán. Đổi lại, hệ thống thanh toán điện tử giúp tự động hóa toàn bộ quy trình thu học phí, từ việc ghi nhận đúng tên học sinh, lớp học, số tiền cần nộp cho đến thời điểm thanh toán. Nhờ đó, nhà trường giảm thiểu tối đa sai sót, tránh nhầm lẫn và tiết kiệm đáng kể nguồn nhân lực.

Trao đổi với Tuổi Trẻ Online ngày 26-12, đại diện nhiều trường học tại TP.HCM cho biết việc áp dụng hình thức thu học phí qua bên thứ ba là giải pháp mang tính quản lý lâu dài. Trong bối cảnh sĩ số học sinh đông, nếu vẫn duy trì hình thức chuyển khoản thủ công hoặc thu tiền mặt, nguy cơ nhầm lẫn và khiếu nại sẽ rất cao.

Nhà trường cũng khẳng định, phụ huynh không bị bắt buộc phải sử dụng hình thức đóng học phí qua ứng dụng có thu phí. Các trường vẫn duy trì song song nhiều phương thức thanh toán để phụ huynh lựa chọn, tùy theo điều kiện và nhu cầu. Tuy nhiên, để hạn chế hiểu nhầm và tranh cãi không cần thiết, nhà trường mong muốn phụ huynh hiểu rõ bản chất của khoản phí dịch vụ và lợi ích mà hình thức thanh toán này mang lại.

(Theo Tuổi Trẻ Online – Tác giả: Thảo Thương)

Phần mềm quản lý và thu học phí - Giải pháp cần thiết hiện nay

Lý do cần có phần mềm quản lý và thu học phí

Trong bối cảnh số lượng học sinh ngày càng tăng và yêu cầu minh bạch tài chính ngày càng cao, việc quản lý và thu học phí theo phương thức truyền thống bộc lộ nhiều hạn chế. Các sai sót như ghi nhầm thông tin, chậm đối soát hay quá tải nhân sự thường xuyên xảy ra, đặc biệt vào đầu năm học. Chính vì vậy, phần mềm quản lý và thu học phí được xem là giải pháp cần thiết, giúp nhà trường tự động hóa quy trình, giảm áp lực cho bộ phận kế toán và hạn chế tối đa nhầm lẫn. Đồng thời, giải pháp này còn mang lại sự tiện lợi cho phụ huynh khi theo dõi, thanh toán và tra cứu học phí một cách nhanh chóng, rõ ràng và minh bạch.

Phần mềm quản lý thu chi học phí trường học DTSoft

Phần mềm Quản Lý Thu Chi – Học Sinh (QLTC) do DTSoft phát triển là giải pháp toàn diện giúp giải quyết triệt để các vấn đề phát sinh trong công tác thu – chi học phí hiện nay. Phần mềm được xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại, cơ sở dữ liệu tập trung, đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý tài chính trong trường học. QLTC giúp hạn chế sai sót khi thu học phí, minh bạch hóa dữ liệu và giảm áp lực cho bộ phận kế toán. Đặc biệt, phần mềm hỗ trợ hóa đơn điện tử và thanh toán không dùng tiền mặt, phù hợp với chủ trương chuyển đổi số ngành giáo dục. Đây là công cụ cần thiết cho các trường học từ mầm non đến phổ thông, kể cả mô hình bán trú.

Các chức năng chính của phần mềm QLTC

• Quản lý thông tin học sinh chi tiết: theo mã số, họ tên, lớp, ngày sinh… và quản lý đầy đủ các khoản thu như học phí, tiền ăn, bán trú, học phẩm, trang bị.
• Quản lý thu – chi nhà trường: tự động hóa lập dự toán, quyết toán, theo dõi chứng từ thu chi trong suốt năm học.
• Quản lý biên lai và hóa đơn điện tử: kết nối với các nhà cung cấp hóa đơn điện tử như Viettel, VNPT; in và kết xuất biên lai nhanh chóng.
• Quản lý báo ăn và khẩu phần bán trú: theo dõi suất ăn, tính toán khẩu phần và thanh toán tiền ăn theo từng học sinh.
• Thanh toán không dùng tiền mặt & gạch nợ tự động: liên kết ngân hàng và ứng dụng thanh toán, tự động ghi nhận giao dịch, hạn chế nhầm lẫn.
• Hệ thống báo cáo đa dạng: sổ thu, sổ chi, nhật ký thu, tổng hợp thu chi, báo cáo theo lớp, theo trường và theo đơn vị quản lý.
• Liên thông dữ liệu: kết nối dữ liệu từ Phòng Giáo dục đến các trường, hỗ trợ quản lý tập trung, tức thời.

Một trong những ưu điểm nổi bật của phần mềm QLTC DTSoft là dễ sử dụng và triển khai nhanh. Giao diện hoàn toàn bằng tiếng Việt, thao tác đơn giản, không yêu cầu người dùng có trình độ tin học cao. Phần mềm có thể vận hành linh hoạt cả khi có và không có Internet, tương thích với nhiều hệ điều hành và thiết bị. Ngoài ra, DTSoft cung cấp dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật qua điện thoại, Internet và tận nơi, kèm nâng cấp miễn phí trong thời gian bảo trì, giúp nhà trường yên tâm sử dụng lâu dài và hiệu quả.

Nhìn chung, vấn đề phí dịch vụ “vô lý” khi đóng học phí chủ yếu xuất phát từ sự chưa hiểu rõ về quy trình quản lý và đối soát tài chính trong nhà trường. Việc ứng dụng phần mềm quản lý thu chi hiện đại giúp minh bạch hóa dữ liệu, giảm sai sót và mang lại lợi ích lâu dài cho cả phụ huynh lẫn nhà trường. Để có cái nhìn đầy đủ và giải pháp phù hợp, phụ huynh và đơn vị giáo dục nên tham khảo các phân tích và giải pháp từ DTSoft.

Thông tin liên hệ:

Trụ sở chính

• Trụ sở: Số 49/203, Kim Ngưu. P. Vĩnh Tuy, Tp Hà Nội
• Trụ sở 02: Thôn 4 Vạn Phúc, Xã Thanh Trì, Tp Hà Nội (Hotline: 0243.8213982)
• Chi nhánh: Số 49/3, TX38, P. Thới An, Tp Hồ Chí Minh
• SĐT hỗ trợ: 029.2394.1789 
• Email: cskh@dtsoft.vn

Văn phòng

• Trụ sở Hà Nội: (024)3686.6691
• Chi nhánh Hồ Chí Minh: (028)3716.0047
• Văn phòng Nha Trang: (025)8355.1309
• Văn phòng Cần Thơ: (029)2394.1789