Tại sao nên dùng phần mềm thay vì quản lý tài sản thủ công là câu hỏi được nhiều cơ quan, đơn vị và doanh nghiệp quan tâm trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay. Việc tiếp tục quản lý tài sản bằng sổ sách hoặc file rời rạc tiềm ẩn nhiều rủi ro về sai sót, thất thoát và không đáp ứng yêu cầu pháp lý. Mời bạn đọc tiếp bài viết dưới đây của DTSoft để hiểu rõ những lợi ích vượt trội của phần mềm quản lý tài sản và lựa chọn giải pháp phù hợp cho đơn vị mình.

Quản lý tập trung, khoa học và có hệ thống

Phần mềm giúp tập trung toàn bộ dữ liệu tài sản vào một hệ thống thống nhất, thay vì rời rạc trên sổ sách hay file Excel. Tài sản được quản lý chi tiết theo tên gọi, mã phân loại, quy cách, cấp hạng và tình trạng sử dụng. Điều này giúp đơn vị dễ kiểm soát, tránh thất thoát và nhầm lẫn. Việc tra cứu thông tin cũng trở nên nhanh chóng và chính xác hơn. Quản lý tập trung là nền tảng cho công tác quản lý tài sản chuyên nghiệp.

Giảm sai sót so với quản lý thủ công

Quản lý tài sản thủ công dễ xảy ra sai sót trong ghi chép, tính toán và tổng hợp số liệu. Phần mềm tự động hóa các nghiệp vụ như tính hao mòn, tăng giảm, kết chuyển tài sản nên hạn chế lỗi chủ quan. Dữ liệu được kiểm soát chặt chẽ theo quy trình chuẩn. Nhờ đó, độ chính xác và tính nhất quán của thông tin tài sản được nâng cao. Đây là lợi thế lớn so với phương pháp thủ công truyền thống.

Tự động tính toán giá trị và hao mòn tài sản

Phần mềm quản lý tài sản cho phép tự động tính giá trị còn lại, hao mòn, khấu hao theo đúng quy định hiện hành. Người dùng không cần thực hiện các phép tính phức tạp bằng tay. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho cán bộ quản lý. Đồng thời đảm bảo số liệu luôn cập nhật và đúng chuẩn kế toán. Việc quản lý vòng đời tài sản trở nên dễ dàng hơn.

Đáp ứng đầy đủ quy định pháp lý của Nhà nước

Phần mềm được xây dựng dựa trên các thông tư, nghị định và quyết định của Bộ Tài chính về quản lý tài sản công. Nhờ đó, đơn vị dễ dàng tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Việc lập sổ sách, báo cáo đúng mẫu, đúng chỉ tiêu được đảm bảo. Điều này đặc biệt quan trọng với các đơn vị hành chính sự nghiệp. Quản lý thủ công rất khó đáp ứng đầy đủ và kịp thời các yêu cầu này.

Báo cáo nhanh chóng, chính xác và linh hoạt

Phần mềm cho phép tổng hợp và lập nhiều loại báo cáo tài sản chỉ trong vài thao tác. Báo cáo có thể phục vụ cả đơn vị cấp dưới và cấp trên một cách thống nhất. Dữ liệu được kết xuất nhanh sang Excel hoặc các định dạng cần thiết. Việc tổng hợp báo cáo nhiều đơn vị cũng trở nên đơn giản hơn. So với thủ công, đây là bước tiến vượt trội về hiệu quả quản lý.

Quản lý tài sản gắn liền với công việc thực tế

Phần mềm không chỉ quản lý danh mục tài sản mà còn quản lý các nghiệp vụ liên quan như trang cấp, kiểm kê, bảo dưỡng, sửa chữa hay thanh lý. Người quản lý có thể theo dõi toàn bộ quá trình sử dụng tài sản. Điều này giúp nâng cao hiệu quả khai thác và sử dụng tài sản. Quản lý thủ công thường khó theo dõi xuyên suốt các nghiệp vụ này. Phần mềm giúp quản lý sát thực tế hơn.

Làm việc mọi lúc, mọi nơi nhờ công nghệ số

Với nền tảng công nghệ hiện đại, phần mềm cho phép truy cập dữ liệu ở bất cứ đâu có Internet. Người dùng có thể làm việc tại cơ quan, khi đi công tác hoặc làm việc từ xa. Hệ thống hỗ trợ nhiều thiết bị như máy tính, laptop, máy tính bảng. Điều này giúp tăng tính linh hoạt trong công tác quản lý. Quản lý thủ công hoàn toàn không đáp ứng được nhu cầu này.

Tiết kiệm thời gian, nhân lực và chi phí lâu dài

Việc áp dụng phần mềm giúp giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công cho cán bộ quản lý. Thời gian xử lý dữ liệu, lập báo cáo và tra cứu thông tin được rút ngắn. Nhân lực được sử dụng hiệu quả hơn, giảm áp lực công việc. Về lâu dài, phần mềm giúp tối ưu chi phí quản lý tài sản cho đơn vị. Đây là lý do quan trọng khiến nhiều đơn vị chuyển sang sử dụng phần mềm Quản lý tài sản thay cho phương pháp thủ công.

Ngoài ra, việc lựa chọn phần mềm quản lý tài sản phù hợp với đặc thù hoạt động của từng đơn vị là yếu tố then chốt quyết định hiệu quả triển khai. Một phần mềm tốt không chỉ đáp ứng đầy đủ quy định pháp lý mà còn phải linh hoạt theo mô hình quản lý, quy mô và nhu cầu thực tế của đơn vị. Phần mềm Quản lý tài sản DTSoft (QLTS) được thiết kế chuyên sâu cho các cơ quan hành chính sự nghiệp và doanh nghiệp, bám sát nghiệp vụ thực tế, dễ sử dụng và dễ mở rộng. Lựa chọn DTSoft giúp đơn vị triển khai quản lý tài sản bài bản, đúng chuẩn và bền vững trong dài hạn.

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ tại sao nên dùng phần mềm thay vì quản lý tài sản thủ công trong công tác quản lý hiện đại. Việc ứng dụng phần mềm phù hợp sẽ giúp đơn vị nâng cao hiệu quả, đảm bảo tuân thủ quy định và tối ưu nguồn lực. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý tài sản toàn diện và dễ triển khai, DTSoft là lựa chọn đáng tin cậy để đồng hành lâu dài.

Thông tin liên hệ:

Trụ sở chính

• Trụ sở: Số 49/203, Kim Ngưu. P. Vĩnh Tuy, Tp Hà Nội
• Trụ sở 02: Thôn 4 Vạn Phúc, Xã Thanh Trì, Tp Hà Nội (Hotline: 0243.8213982)
• Chi nhánh: Số 49/3, TX38, P. Thới An, Tp Hồ Chí Minh
• SĐT hỗ trợ: 029.2394.1789 
• Email: cskh@dtsoft.vn

Văn phòng

• Trụ sở Hà Nội: (024)3686.6691
• Chi nhánh Hồ Chí Minh: (028)3716.0047
• Văn phòng Nha Trang: (025)8355.1309
• Văn phòng Cần Thơ: (029)2394.1789